Kunnanhallitus
Pöytäkirja 21.11.2022/Pykälä 141

Kunnanhallitus 21.11.2022 § 141  

125/01.01.00/2022  

Vuoden 2023 talousarviossa on ehdotettu tietohallintosihteerin toimen perustamista. Uusi toimi sijoittuisi hallinnon vastuualueelle hallinto- ja talousjohtajan alaisuuteen.

ICT-asiat

Sastamalan Tukipalvelu Oy:n liiketoiminta siirrettiin Kuntien Tieralle 1.1.2021 ja Tieran toimintamalliin siirryttiin 1.10.2021. Aikaisemmin Sastamalan Tukipalvelu on hoitanut kokonaisvaltaisesti kunnan ICT-tehtävät, eikä kunnassa ole tarvittu omaa tietohallintopäällikköä. Tieran kanssa tehty palvelusopimus on palveluiltaan suppeampi ja viimeisen vuoden aikana on noussut selkeästi esille, että tietohallinnon tehtävät ovat merkittävästi lisääntyneet. Järjestelmien hallitseminen on tärkeää toimivuuden mutta myös kustannustietoisuuden näkökulmasta.

Uuden hallintosäännön valmistelussa Tietohallinnon vastuualue on tarkoitus siirtää kunnanjohtajalta hallinto- ja talousjohtajalle. Riskienhallinnan kannalta on tärkeää, etteivät tietohallinnon asiat ole yhden henkilön varassa, vaan asioista on useampi henkilö tietoinen.

Uudet hyvinvointialueet aloittavat 1.1.2023 ja palvelut ovat enenevässä määrin digitaalisia. Kuntalaisten osallisuuden ja hyvinvoinnin edistäminen edellyttää myös digiosallisuuden vahvistamista. Digitaitojen parantamisen lisäksi on tärkeää, että digiympäristöt ja -palvelut on helppokäyttöisiä, saavutettavia ja turvallisia.

Tiedonhallinta

Tiedonhallintalain (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta) mukaan viranomaisen on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon viipymättä rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Metatietovaatimusten lisäksi tiedonhallintalaki edellyttää asiakirjojen käsittelyä ja säilyttämistä sähköisessä muodossa 1.1.2022 alkaen. Mikäli asiakirja saapuu viranomaiselle muussa kuin sähköisessä muodossa, on se muutettava sähköiseen muotoon, jos asiakirja on säädetty pysyvästi säilytettäväksi taikka lailla tai lain nojalla arkistoitavaksi.

Kunnassa on otettu käyttöön uusi Dynasty-asiahallintaohjelma keväällä 2022. Ennen käyttöönottoa laadittiin tiedonohjaussuunnitelma. Myös sähköisen arkiston käyttöönotto on parhaillaan käynnissä. Uudet järjestelmät ja säännökset lisäävät työtä asiakirjojen tallentamisessa, metatietojen kirjaamisessa sekä järjestelmän ylläpidossa.

Markkinointi ja viestintä

Kuntaan perustettiin elinvoimakehittäjän toimi, joka on täytetty 1.8.2022 alkaen. Aikaisemmin kunnassa on elinvoimaluotsin lisäksi ollut määräaikainen matkailusihteeri, jonka tehtäviin on kuulunut mm. viestinnän ja markkinoin käytännön toteutus. Uuden esitetyn toimen tehtäväkuvaan on suunniteltu toimiminen elinvoimakehittäjän työparina markkinoinnissa ja viestinnässä netti- ja somepäivityksissä ja markkinointikampanjoissa.

Perustettavan tietohallintosihteerin resurssista on suunniteltu kohdistettavaksi kolmasosa jokaiseen edellä selostettuun asiakokonaisuuteen.

Tehtäväkuvaus

-          tietohallinnon käyttöönotto- ja muutosprojektit, hallinto- ja talousjohtajan

-          työparina ja sijaisena ICT-asioissa

-          kunnan digitaalisten palveluiden edistäminen ja kuntalaisten digiosaamisen vahvistaminen

-          Dynasty-asiahallintajärjestelmä kirjaamistehtävät

-          viestintä ja markkinointi elinvoimakehittäjän työparina

Valmistelija  hallinto- ja talousjohtaja

Lisätietoja  hallinto- ja talousjohtaja Oili Mölsä, puh. 050 363 5888
 

Esittelijä Kunnanjohtaja

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää perustaa tietohallintosihteerin toimen 1.1.2023 lukien.

Päätös Kunnanhallitus hyväksyi esittelijän esityksen.