Kunnanhallitus
Pöytäkirja 22.04.2024/Pykälä 48

Kunnanhallitus 25.03.2024 § 41 

Kunnanhallitus on 29.1.2024 § 11 hyväksynyt siivouspalvelujen tarjouspyyntöaineiston kilpailuttamista varten.

Punkalaitumen kunta on pyytänyt tarjouksia kunnan toimipisteiden siivouspalveluista, ajalle 1.11.2024 - 30.6.2027, jonka jälkeen sopimusta voidaan jatkaa 2 x 12 kk (tilaajan optio).

Hankinnan tavoitteena on saada siivouspalveluihin luotettava, kokenut ja ympäristöasiat huomioiva sopimuskumppani.

Hankinnassa valitaan yksi palveluntuottaja.

Siivouspalvelut sisältävät ylläpitosiivouksen (päivittäin, viikoittain ja kuukausittain tehtävät työt) ja perussiivouksen sekä erikseen tilattavat kausittaiset siivoukset. Ylläpitosiivousta tehdään 11 kk vuodesta ja heinäkuussa perussiivous. Lisäksi hankintaan sisältyy erikseen tilattavat tapahtumasiivoukset.

Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta.
Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä (CPV-koodi 90910000.
Hankintailmoitus julkaistiin 30.1.2024 (ilmoitus No 492451) www.tarjouspalvelu.fi sivuilla ja Hilma-ilmoituskanavalla.

Hankinnasta sai esittää kysymyksiä 19.2.2024 klo 9:00 mennessä.
Määräaikaan mennessä saapui 28 kysymystä. Vastaukset aiheuttivat pieniä tarkennuksia tarjouspyyntöaineistoon. Vastausten yhteydessä julkaistiin päivitetyt asiakirjat ja hankinnasta julkaistiin korjausilmoitus 23.2.2024.

Määräaikaan 12.3.2024 klo 10:00 mennessä saatiin kolme tarjousta.

Tarjouksen toimittivat:
- Arkea Oy
- Sastamalan Ruoka- ja Puhtauspalvelut Oy
- SMC Palvelut Oy

Tarjoukset tarkastettiin ja vertailtiin osa-alueittain tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti kolmessa (3) vaiheessa.

1. Tarjoajien kelpoisuuden tarkastus
Tarkastuksessa todettiin kaikkien tarjoajien täyttävän tarjoajalle asetetut kelpoisuusvaatimukset.

2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastus
- Tarjousten tarkastuksessa yhteydessä SMC Palvelut Oy:lle lähetettiin täsmennyspyyntö 12.3.2024 koskien vaadittujen referenssien laajuutta. SMC Palvelut vastasi täsmennyspyyntöön määräaikaan 12.3.2024 klo 16:00 mennessä.
- Todettiin, että kaikkien tarjoajien tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.
 

3. Tarjousten vertailu

Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus

Arviointiperusteina ovat hinta ja laatu.

Hinnan painoarvo on 60 % (enimmäispisteet 60) ja laadun 40 % (enimmäispisteet 40). Enimmäisyhteispistemäärä on 100 pistettä.

Hinta, 60 pistettä

Hinnat ilmoitetaan kohteittain ylläpitosiivouksen kuukausihintoina ja perussiivouksen kertahintoina.
Lisäksi ilmoitetaan erikseen tilattavan ylläpitosiivouksen tuntihinta €/tunti (alv 0 %), jonka tulee olla linjassa ylläpitosiivouksen hintatasoon.

Vertailuhinta = kohteiden ylläpitosiivouksien kuukausihinnat x kohteiden siivouskuukaudet 11 kk + perussiivouksien kertahinnat yhteensä.

Halvin vertailuhinta saa 60 pistettä

Tarjoajien pistemäärät muodostuvat suorassa suhteessa halvimpaan (halvin/vertailtava hinta x 60 = vertailupisteet).

Laatu, 40 pistettä

1. Työtunnit kuukaudessa, max 20 p

Tarjoaja ilmoittaa tarjouslomakkeella pyydetyn mukaisesti kohteisiin varatut ylläpitosiivouksen työtunnit kuukaudessa. Työtunnit lasketaan yhteen ja suurimman tuntimäärän / kk tarjonnut tarjoaja saa 20 pistettä, muut suhteessa siihen.

Tilaaja kuitenkin arvioi kokemuksen perusteella, että tarjottu tuntimäärä kohteittain on realistinen. Mikäli tarjottu / tarjotut tuntimäärät ovat selkeästi epärealistisia, saa tarjoaja 0 pistettä.

2. Tarjoavan yrityksen kokemus (referenssit), max 10 p

Palveluntarjoajan kelpoisuusvaatimuksen ylittävät laadukkaat referenssit julkisten tilojen siivouspalveluista viimeisen viiden (5) vuoden aikana
- Mikäli tarjoajalla on viisi (5) kelpoisuusvaatimuksen ylittävää vähintään 12 kk jatkunutta julkisten tilojen siivouspalvelusopimusta viimeisen 5 vuoden ajalta, 10 pistettä.
- Mikäli tarjoajalla on neljä (4) kelpoisuusvaatimuksen ylittävää vähintään 12 kk jatkunutta julkisten tilojen siivouspalvelusopimusta viimeisen 5 vuoden ajalta, 8 pistettä.
- Mikäli tarjoajalla on kolme (3) kelpoisuusvaatimuksen ylittävää vähintään 12 kk jatkunutta julkisten tilojen siivouspalvelusopimusta viimeisen 5 vuoden ajalta, 6 pistettä.
- Mikäli tarjoajalla on kaksi (2) kelpoisuusvaatimuksen ylittävää vähintään 12 kk jatkunutta julkisten tilojen siivouspalvelusopimusta viimeisen 5 vuoden ajalta, 4 pistettä.
- Mikäli tarjoajalla on yksi (1) kelpoisuusvaatimuksen ylittävä vähintään 12 kk jatkunut julkisten tilojen siivouspalvelusopimus viimeisen 5 vuoden ajalta, 2 pistettä.

Referenssin tulee olla vastaavia kokoluokaltaan, vähintään 4 500 m2 siivottavaa pinta-alaa. Referensseistä tulee ilmoittaa kohde, sopimusaika ja yhteyshenkilöiden tiedot. Referenssikohteiden tulee olla muita kuin kelpoisuuden täyttämiseksi ilmoitettu kohde.

Tilaaja pidättää itsellään oikeuden tarkistaa ilmoitettujen referenssien laatu.

3. Työnjohdon kokemus ja ammattitaito, max 10 p

Kohteeseen nimetyn vastaavan työnjohdon kelpoisuusvaatimuksen ylittävä kokemus ja ammattitaito julkisten tilojen siivouspalveluiden työnjohdollisista tehtävistä viimeisen viiden (5) vuoden aikana.
- Mikäli kohteeseen nimetyllä vastaavalla työnjohtajalla on kokemusta viisi (5) vuotta vastaavan työnjohtajan tehtävistä julkisten tilojen siivouspalvelussa viimeisen viiden (5) vuoden aikana, sekä suoritettuna laitoshuoltajan ammattitutkinto tai muu vastaava puhtausalan tutkinto työnjohdollisen kokemuksen lisäksi. 10 pistettä.
- Mikäli kohteeseen nimetyllä vastaavalla työnjohtajalla on kokemusta neljä (4) vuotta vastaavan työnjohtajan tehtävistä julkisten tilojen siivouspalvelussa viimeisen viiden (5) vuoden aikana, sekä suoritettuna laitoshuoltajan ammattitutkinto tai muu vastaava puhtausalan tutkinto työnjohdollisen kokemuksen lisäksi. 5 pistettä.
- Mikäli kohteeseen nimetyllä vastaavalla työnjohtajalla on kokemusta kolme (3) vuotta vastaavan työnjohtajan tehtävistä julkisten tilojen siivouspalvelussa viimeisen viiden (5) vuoden aikana, sekä suoritettuna laitoshuoltajan ammattitutkinto tai muu vastaava puhtausalan tutkinto työnjohdollisen kokemuksen lisäksi. 2 pistettä.

Hinta- ja laatupisteet lasketaan yhteen. Parhaat kokonaisvertailupisteet saanut valitan palveluntuottajaksi.

Tarjoajien kokonaisvertailupisteet:
- Arkea Oy 81,88 pistettä
- Sastamalan Ruoka- ja Puhtauspalvelut 88,76 pistettä
- SMC Palvelut Oy 96,26 pistettä

Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen toimitti SMC Palvelut Oy, kokonaisvertailupisteet 96,26. Tarjouksen vertailuhinta 207 636,36 € (alv 0).

Liitteenä on tarjousten tarkastus- ja vertailutaulukko.

Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty.

Valmistelija  hallinto- ja talousjohtaja

Lisätietoja  hallinto- ja talousjohtaja Timo Oravainen, puh. 050 363 5888
 

Esittelijä kunnanjohtaja

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää, että:
1. Punkalaitumen kunnan siivouspalvelujen tuottajaksi ajalle 1.11.2024-30.12.2027 valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt SMC Palvelut Oy, kokonaisvertailupisteillä 96,26. Tarjouksen vertailuhinta 207 636,36 € (alv 0)
2. optioiden käytöstä tehdään erilliset päätökset
3. sopimus ei synny tällä päätöksellä vaan vasta erikseen kummankin osapuolen allekirjoittamalla sopimuksella. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua päätöksen tiedoksiannosta
4. päätös voi muuttua valituksen, ylemmän viranomaisen otto-oikeuden tai oikaisuvaatimuksen johdosta.

Päätös Asia jätettiin pöydälle. Hallitus pyysi viranhaltijoilta lisäselvityksiä.

Kunnanhallitus 22.04.2024 § 48  

109/02.08.00/2022  

Kunnanjohtaja ja hallinto- ja talousjohtaja ovat selvittäneet kunnanhallituksen pyynnöstä lisätietoja kilpailutusprosessista. Viranhaltijoiden saamien tietojen mukaan kilpailutus on kunnanhallituksen päättämät kilpailutusehdot ja -kriteerit täyttävästi toteutettu ja arvioitu.

Viranhaltijat esittävät saadun lisätiedon perusteella, että kunnanhallitus hyväksyy alkuperäisen päätösehdotuksen sellaisenaan.

Valmistelija  hallinto- ja talousjohtaja ja kunnanjohtaja

Lisätietoja  hallinto- ja talousjohtaja Timo Oravainen, puh. 050 363 5888
 

Esittelijä kunnanjohtaja

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää, että:
1. Punkalaitumen kunnan siivouspalvelujen tuottajaksi ajalle 1.11.2024-30.12.2027 valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt SMC Palvelut Oy, kokonaisvertailupisteillä 96,26. Tarjouksen vertailuhinta 207 636,36 € (alv 0)
2. optioiden käytöstä tehdään erilliset päätökset
3. sopimus ei synny tällä päätöksellä vaan vasta erikseen kummankin osapuolen allekirjoittamalla sopimuksella. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua päätöksen tiedoksiannosta
4. päätös voi muuttua valituksen, ylemmän viranomaisen otto-oikeuden tai oikaisuvaatimuksen johdosta.

Päätös Kunnanhallitus hyväksyi esittelijän esityksen.